第21回 BJCC Meetup! 開催レポート：
ハイブリッドワーク時代の生産性を“ビジュアル”で向上させる「Miro」の魅力

便利で効率的なデジタルワークスペースのあり方を考え、学び、実践していく組織のためのコミュニティ「Box Japan Cloud Connections」（BJCC）では、さまざまなテーマについて学ぶ勉強会「BJCC Meetup!」を開催しています。

2022年7月26日に開催された、第21回の「BJCC Meetup!」では、スピーカーに、ミロ・ジャパンで、Head of Marketingを務める溝口宗太郎氏をお招きし、「会議時間が26％も減った！ ～Miroで実現する、ハイブリッドワーク時代の業務効率化～」というテーマでお話しいただきました。

参考リンク：チームのためのオンラインホワイトボード| Miro

リモートワークで浮上した「コミュニケーション」「情報共有」の新たな課題

ここ数年の間に、リモートワークを標準的な「働き方」の選択肢に取り入れた企業が多く増えました。緊急事態宣言下にない現在でも、全社員が完全に「出社」もしくは「リモート」で勤務するのではなく、状況に応じて「出社」と「リモート」を使い分ける「ハイブリッドワーク」を可能にしているケースは少なくないようです。

急速に進んだ働き方の多様化は、新型コロナウイルス感染症の拡大によって、いわば「やむを得ず」始まったものでしたが、これを、かねてから企業に求められていた働き方改革や、多様化する従業員のライフスタイルへの対応を強化する契機と捉え、定着へ前向きな企業が出てきているのは喜ばしいことでしょう。

これまでの約2年間で、リモートワーク、ハイブリッドワークで仕事をうまく進めるための、技術面、あるいは組織面でのさまざまな試行錯誤が行われてきました。技術面では新たに「ビデオ会議ツール」や「ビジネスチャットツール」を導入したというケースもあるでしょう。これらのツールを使いながら業務を進める中で、新しい働き方ならではの課題に直面する企業も出てきています。

中でも、さまざまな組織に共通しているのは、チームの「コミュニケーション」「コラボレーション」「情報共有」に関わる課題です。「リモート会議やチャットは、ある程度定着したけれど、インタラクティブな情報共有が、以前よりやりにくくなった」「出社している人と、リモートワークしている人との間での情報格差が生じやすくなった」と感じている組織も多いのではないでしょうか。

「Miro」は、Webブラウザ、モバイルデバイスやPC向けのクライアントアプリケーションから利用できる「共有ホワイトボード」サービスです。以前は「RealtimeBoard」と呼ばれていたのですが、2019年に社名とサービス名を現在の「Miro」に変更。サービス自体も、単なる「共有ホワイトボード」ではなく、リモートワーク、ハイブリッドワークを取り入れている組織での、コミュニケーションや情報共有を円滑にする「ビジュアルコラボレーションプラットフォーム」というコンセプトを打ち出しています。

今回のゲストスピーカーを務めた、Miroの日本法人「ミロ・ジャパン」の溝口氏は、「“ビジュアルコラボレーションプラットフォーム”だと分かりにくいので、ぜひ、Miroは“どこでもオフィス”を実現するサービスだと覚えてほしい」と述べました。

では、Miroを使うと、そうしたチームの課題が、どのように解決できるのでしょうか。それを示すため、溝口氏は、実際にZoomでセッションを視聴している参加者と、「Miro」のボードを共有しながらプレゼンテーションを進めました。

分散している情報を集約し、「ひと目」で理解できるようにするMiro

溝口氏は冒頭「みなさんが“リモート・ハイブリッドで働くときに感じている課題”を、Miroに貼り付けてください」と呼びかけました。

Miroのイメージは、サイズに制限のない巨大なホワイトボードです。ボードの上には、プレゼンテーションスライドをはじめ、さまざまな種類のドキュメントファイル、画像や動画などのメディアファイル、リンクなどを貼り付けることができます。また、Miro上で「付箋紙」を作り、好きな場所に付けることもできます。溝口氏が、全参加者のカーソルを1枚のプレゼンテーションスライド上に集めると、画面に次々と付箋紙が貼られていきます。

• 周りの人の作業状況が分からない
• チームの認識合わせが難しい
• 雑談不足
• ネットワークが遅くなりがち
• 会議が多すぎる
• 孤独感

……などなど、わずか2分程度の時間で、さまざまな意見が書かれた付箋紙で画面が埋まります。この「リアルタイムに集められる情報量」と「一覧性の高さ」が、Miroをコラボレーションツールとして活用する際の、大きな強みの一つだといいます。

「リモートワークのために導入された各種のITツールで、主に1対1のコミュニケーションについては、やりやすくなったという声を聞きます。しかし、会議で何かを決めたり、チームメンバーが共同で何かを作りあげたりするような作業が、オンラインではやりづらいと感じている人も多いのではないでしょうか。

原因としては、“Web会議では1対多の音声を中心としたコミュニケーションになりがち”、“ドキュメントサービスではページ単位で情報が管理されるため、情報間の依存関係の把握や構造化が難しい”、“チャットツールでは、短時間のうちに情報が流れていってしまい文脈が把握しづらい”、といったことが考えられます。こうした状況を改善できるよう、分散している多種多様な情報をマッシュアップして、ボード上で一覧できるようにするのが“Miro”なのです」（溝口氏）

日本のユーザーはどのように「Miro」を使っている？

2011年に創業したMiroは、現在全世界で3,500万人以上のユーザーがおり、シリーズCの投資ラウンドで4億ドルを調達した注目のベンチャー企業です。既にグローバルで12の拠点があり、1,500人以上の従業員がいます。日本法人の「ミロ・ジャパン」は、2021年に設立されたばかりですが、サービスの日本語対応も進んでおり、2022年6月13日には日本語版のユーザーインターフェースが利用できるようになり、日本向けのボードテンプレートも充実してきています。

既に、国内での採用事例も出てきています。例えば、国内最大級のポータルサイト「Yahoo! JAPAN」を運営するヤフーでは、Miroを全社規模の7000ユーザーで、チームごとのタスク管理やブレーンストーミングなどに活用しています。ヤフーでは、2020年10月にリモートワークの回数制限およびフレックスタイム勤務におけるコアタイムを廃止しており、大規模なリモートワーク、ハイブリッドワークが行われています。Miroは、決まった時間に、決まった場所へ集まれないチームにおける、非同期なコミュニケーションや情報共有に活用されているといいます。

また、NECでは、リモートワークのメンバーを含むチームでアジャイル開発を進めていくにあたって、Miroを利用しています。チーム全体でのアイデア出しや、目線合わせを含むチームビルディングなどには「Miro」を、スプリント内でのタスク管理にはアジャイル開発の現場で多く利用されているAtlassianのタスクトラッカー「JIRA」を利用し、システム的に連携して、各ツール上の情報をシームレスに相互参照できる環境を作っているそうです。

少し変わった利用法としては、立命館大学がWeb上で公開している「Ritsumeikan Cyber-Campus（βversion）」があります。これは、コロナ禍で実際のキャンパスに集まることが難しくなった学生、教職員、保護者、入学希望者などのコミュニケーションを「Miro」上に構築されたオンラインキャンパスで補完しようという試みです。

参加者は、オンラインキャンパス上に構築され、グラフィックで表現された複数の島（“キャンパス島”、“サークル島”など）を移動しながら、大学や学生の活動について理解を深めることができます。また、Miro上のコンテンツは、「Zoom」や「Slack」などのコミュニケーションツールとも連携しており、より多くの人と交流を図ることもできるようになっています。Miroによるこうした仕組みやコンテンツは、企業でもネット上のショールーム的に活用ができるものです。

参考リンク：「Ritsumeikan Cyber-Campus（βversion）」のプレスリリース

また「ミロ・ジャパン」でも、「Miro」をさまざまな業務に活用しています。同社では2022年6月に「miro next Japan」という、リアルとオンラインで同時開催するイベントを実施しましたが、その企画、セッションプラン、集客、運営に関しての情報を、すべて「Miro」のボード上に集約。所属部門や役職の分け隔てなく、意見を出し合って企画を進めたそうです。

「結果的に、このイベントは事前登録600人、当日は400人の方々に参加していただき、盛況となりました。企画スタートから実施までは約1カ月半、集客期間は3週間と、準備期間は極めて短かったのですが、企画初期の段階から全社員で情報やアイデアを共有し、部門や立場にこだわらずにコラボレーションを進めたことが、大きな成果に結びつきました」（溝口氏）

そのほか、同社では自社Webサイトの「採用情報」ページに、「ミロ・ジャパン バーチャルオフィス」と題したMiroボードを埋め込んでいます。スペースの限られた「採用ページ」には収まりきれない各チームの詳細な情報、動画情報などをMiroのボード上で配信しているのです。溝口氏は「Miroのボードが編集できれば、HTMLなどのコーディング知識がなくても、各部署の担当者が情報を更新できる」と述べました。

Miroの環境から離れずにさまざまなネットサービスにアクセス

同社がMiroを、あえて「ビジュアルコラボレーションプラットフォーム」と呼ぶ大きな理由のひとつは、Miroが、さまざまなネットサービスとの「連携」を行えるためです。現時点で、100以上の著名な業務アプリやサービスとのシームレスな連携が可能になっています。

もちろん、連携サービスには「Box」も含まれています。例えば、MiroのボードへBox内に保存しているPDFを読み込みたい場合、ユーザーはMiroの環境から離れることなくBoxのファイルリストを呼び出し、そこから目当てのPDFを貼り込むことができます。さらに、PDFが複数ページにわたる場合、内容を展開し、1ページずつ並べるという指示も可能です。

そのほか「Google Workspace」との連携では、Miroボード上に貼り込んだドキュメントの編集がMiro上で行え、編集した内容はリアルタイムにドキュメントに反映されます。また、「Google Forms」で作成したアンケートをボード上に配置しておくと、ユーザーはMiroの画面から遷移せず、Miroの画面上から、そのアンケートに回答することもできるようになっています。

そのほか「Google Meet」や「Microsoft Teams」「Zoom」などでは、会議中に各ツールのインターフェースから、直接Miroを呼び出して、使い始めることができます。

ビジュアルコラボレーションの導入で会議の時間は26％削減できる

セッションの最後に、溝口氏は再びユーザーを1枚のスライド上に集めて「ここまでの感想やコメントを付箋で教えてください」と呼びかけました。画面上には、カラフルな付箋で、

• 楽しい
• プレゼンテーションの新たな可能性を感じる！
• リモートでの仕事に役立ちそう
• 使ってみたい
• 一体感を感じる

といったポジティブな感想が、次々と貼り込まれました。

「Miroを使いはじめてまだ数十分しか経っていませんが、それでも既にわれわれの間には、普通のWebセミナーでは感じられない一体感のようなものが生まれているのではないでしょうか。Miroによる、一方通行ではない、ビジュアルでインタラクティブなコミュニケーションの面白さを、少しでも体験していただけたのであれば最高です」（溝口氏）

溝口氏によれば、Miroの活用によるリモートワーク、ハイブリッドワークの生産性向上効果は、Miroユーザーへのアンケート結果から、定量的にも示すことができているそうです。「会議の時間が削減された」と回答したユーザーにおいては、約26％の会議時間が実際に削減されているそうです。

「組織の規模などにもよりますが、試算では会議の時間が26％削減されると、全体で年40時間がより価値の高い仕事のために使えます。これは従業員1人あたり、年換算で19万9,769円の生産性向上が期待される効果です」（溝口氏）

今後も、BJCCではさまざまなテーマでイベントを開催していく予定です。いち早く情報を知りたい方は、ぜひBJCCコミュニティに参加して、BJCCのSlackチャンネルをチェックしてください。