便利で効率的なデジタルワークスペースの在り方を考え、学び、実践していく組織のためのコミュニティ「Box Japan Cloud Connections」（BJCC）では、さまざまなテーマについて学ぶ勉強会「BJCC Meetup!」を開催しています。
2022年10月7日に開催された、第22回のBJCC Meetup!では、企業でBox導入を推進している3人の女性リーダーをお招きし、導入の経緯や現在の利用状況、導入にあたっての苦労などをお話しいただきました。
3人の女性リーダーがBox導入の経緯と苦労話を披露
Box Japanでは、女性のキャリアサポートを目的に、ネットワーキング、教育、アドボカシーなどのコミュニティ活動「Box Women's Network」を展開しています。今回のBJCC Meetup!は、Box Women's Networkの伊奈龍彦氏、上田麻衣氏をファシリテーターに、3人のゲストをお招きして「女性リーダーから見るBox推進プロジェクト」と題したディスカッションを行いました。
今回ご参加頂いたゲストは、以下の方々です。
- 金岡千晶氏（ダイハツ工業、コーポレート統括本部 DX推進室 主担当員）
- 飯塚由利氏（日本信号、グループIT戦略部 部長）
- 樋口洋子氏（BIPROGY、情報システムサービス部 企画室企画課）
ダイハツ工業は、軽自動車の国内販売シェアナンバーワンを15年連続で獲得している、1907年創業の自動車メーカーです。金岡千晶氏は現在、同社のコーポレート統括本部 DX推進室で、Boxの導入、活用促進を手がけています。Boxは、2022年7月に従業員1万人向けのライセンスを契約して利用を開始しています。
「当社ではこれまで、社外との情報共有には非常に厳しい制限がありました。そうした中でセキュリティを保ちつつ、特に社外との情報共有を効率化するための仕組みとして、Boxの導入を決定しました。現在は部門単位で、オンプレミスで運用していたファイルサーバを、すべてBoxに置き換える取り組みを進めています」（金岡氏）
日本信号は、道路や鉄道の安全を守るために不可欠な「信号」システムの開発製造を中心に、駅の業務自動化システム、駐車場システム等を手がけています。現在、グループ全体の従業員は3000人を超えています。グループIT戦略部で部長を務める飯塚由利氏は、工学部卒の理系女子社員として同社に新卒入社。その後、経営管理本部人事部長、IT企画部長を歴任されてきました。IT企画部から名称が変わった「グループIT戦略部」には、現在20名の部員が在籍し、約半数が女性だそうです。
「2019年に、Boxのユースケースセミナーに参加したのですが、個人的に“できたらいいな”と思っていたワークフロー機能の“Box Relay”が、その後提供開始されたのを受けて導入を決めました。現在、部署単位で活用を始めています」（飯塚氏）
樋口洋子氏は、ITサービス企業「BIPROGY（ビプロジー）」にお勤めです。「BIPROGY」という社名になじみがなくても、「日本ユニシス」と聞けば、すぐに思い当たるのではないでしょうか。2022年4月、日本ユニシスは「BIPROGY」に社名を変更しました。樋口氏は、同社の情報システムサービス部で、主に全社で利用するSaaSの企画、導入、運用などを担当しています。
「BIPROGYでのBox導入プロジェクトは、約4人のメンバーでスタートしました。本格導入開始時には約8名まで増員して対応しましたが、常時、メンバーの7～8割が女性でした。情報システムサービス部の女性比率は約3割で、全体として、結婚や出産を経験しながら、働き続けている女性が多い職場です」（樋口氏）
導入検討の経緯はさまざまだが「決め手」は明確
各社がBoxの導入を検討したきっかけはさまざまです。例えば、「直属の上司がBoxにほれ込んでおり、配属後に一緒に導入を進めることになった。Boxについて勉強するうちに、仕事のやり方、働き方を変えるツールとして役立つことを自分も理解した」（金岡氏）というケースもあれば、「中期経営計画の中で国際戦略の拡大や、グループ企業間のコラボレーションなどが重要なテーマになっており、セキュリティが高く、グループ間のコミュニケーションを円滑化できるようなツールを検討していた」（飯塚氏）というケースもあります。
また、「これまで社内で利用していたオンプレミスのファイルサーバがサポート切れになるため、ファイル共有ストレージの刷新が必要だった。合わせて、経営層からもエンタープライズコンテンツマネジメントの強化を求められていた」（樋口氏）というように、差し迫ったリプレースニーズがある中で検討が進んだようです。
現在、さまざまなベンダーがクラウドストレージサービスを提供していますが、その中でBoxを選択した決め手は、各社ともかなり明確でした。
ダイハツ工業の場合、機能やコストもさることながら、最終的に「ユーザーインターフェース（UI）の良さ」が最大の決め手になったと言います。
「複数のサービスを比較しましたが、BoxのUIは、ITツールに慣れた人だけでなく、リテラシーの低い人にも分かりやすく、直観的に操作しやすかったというのが選択のポイントでした」（金岡氏）
また、ITツールによる「グループ企業間のコミュニケーション効率化」を目指していたという日本信号では、同社の企業理念にもある「安心と安全」と「効率化」を両立させる上で「国際的なコンプライアンス、セキュリティ規格に準拠したサービスである点が重要なポイントだった」（飯塚氏）と言います。
BIPROGYでは他社製のクラウドストレージも使っていましたが、全社規模での導入にあたって、明確にBoxが優れている点があったと言います。
「最も重要視したのが、Boxでは、すべてのユーザーの操作ログが“7年間分”保存されるという点でした。ファイルを保存、共有するだけでなく、情報を管理、運用するプラットフォームとして見た場合に、Boxは比較対象のサービスよりも優れていました」（樋口氏）
これを受けて、ダイハツ工業の金岡氏も「7年間のログ保存」に加えて、エンタープライズ向けプランでは「保存容量の制限がない」点が、Boxの大きな魅力だったとしました。
「容量制限があるサービスだと、運用担当者には、日々ストレージ残量を監視し、ひっ迫してきたら節約を依頼する業務が発生します。Boxでは、その必要がない点が、とてもありがたいです」（金岡氏）
Box導入において「よくあるハードル」とその乗り越え方
ディスカッションのテーマはここから、具体的なBox導入時に「苦労した点」と「それをどう克服したか」に移りました。
情報システム部門からのボトムアップで導入を進めていたダイハツ工業では、決裁にあたり、上位職に対して「クラウドとは何か」から説明を行って、理解を得る必要があったことが、ある意味で「ひとつのハードル」だったそうです。
「“自社で管理するデータセンターと、クラウドベンダーのデータセンターの、どちらに情報を置くのが安全なのか”といった初歩的な部分から理解してもらう必要があったというのは、自分にとっては大きな学びでもありました。最終的には、主にセキュリティの確保や、操作ログの長期保存といった観点から、運用体制とコスト面の説明をして、決裁をもらうことができました」（金岡氏）
一方、スモールスタートからボトムアップで導入範囲を広げていくことに取り組んでいる日本信号では、利用ユーザーからのポジティブなフィードバックを足がかりに、社内でのBoxのプレゼンスを高めていこうとしているそうです。
「公共インフラを手がけている事業の特性上、秘匿性の高いデータが業務で扱われることも多く、利便性、セキュリティ、ITコストのバランスをとって導入を進めていく必要があります。現状、Boxは一部の国際プロジェクトメンバーやグループ会社のメンバーに利用してもらっていますが、そこからの“使いやすい”“自分たちの要望に合っている”といったポジティブなフィードバックを、成功体験としてコツコツと積み重ねつつ、導入範囲の拡大を図っていきたいと考えています」（飯塚氏）
BIPROGYでは、導入時の予算申請にあたって「Boxの機能やセキュリティを、オンプレミスで実現する場合のコスト」を試算し、Boxのライセンス料と比較できるようにしたことが、経営陣による最終的な承認の決め手になったと言います。また、Boxの運用開始後には「CISOとCIOの連名で“社内での情報共有における、ファイルのメール添付を禁止する”という通達が出たことが、Box利用の活性化を後押しした」そうです。
「共有リンクは、Boxの利用開始時から自由に使えるようになっていたのですが、“メールへのファイル添付禁止”の通達以降、一気にユーザーもその運用を意識するようになりました。通達が出た当日は、それこそ社内全体が“ざわつく”ほどのインパクトがありました。情報システムサービスへの問い合わせも一気に増えましたが、あらかじめ作っておいた“手順書”へ誘導するなどの対応で乗り切ることができました」（樋口氏）
突然のファイル添付禁止令のインパクトの大きさは容易に想像できると言い、金岡氏も飯塚氏も“ざわつき”の大きさに共感していましたが、トップダウンの通達が移行を促進する効果を“羨ましく“思うと口を揃えました。
導入後に社内で特に評判がいいBoxの機能は？
イベントも終わりに近づき、聴講者からの質問に3人が回答する時間が設けられました。
「Boxをユーザーに使ってもらう中で、特に好評な機能などはありますか?」という質問に対し、飯塚氏は「Box Relay」を挙げました。もともと期待していた機能であり、1日あたり30件ほどをBox Relayでワークフロー処理しているとのことです。
樋口氏は本番稼働開始後1年の時点で実施した、Boxの利用状況についての社内アンケートの結果を紹介しました。
「Boxのメリットとして寄せられた回答としては“バージョン管理が自動でできるので便利”“ストレージ容量の監視が不要になった”“権限管理が柔軟に行え、意図しない編集が行われてしまうことが減った”“コメント機能があるので、レビューのやりとりが楽になった”などがありました。こうしたフィードバックを参考に、効果的なBoxの使い方を広げていきたいです」（樋口氏）
金岡氏は、Boxアカウントを持っていないユーザーに対しファイルのアップロードをリクエストできる「ファイルリクエストリンク」を社内で紹介したところ「非常に好評だった」と振り返りました。人事部門で特に好評で、新卒採用時の書類提出での利用を検討していることも付け加えました。
最後に、3人はそれぞれ、Box導入を進めていく上での思いや、これからBox導入を検討する人へのアドバイスを述べてイベントを締めくくりました。
「日本信号でのBox推進の取り組みは、まだ始まったばかりです。今日、皆さんから伺った話を参考にしながら、必ず良い結果が出ると信じて進めていこうと思います」（飯塚氏）
「Boxは“単なるファイル置き場”ではないということを、社内でしっかりとアピールしていくことが、活用のポイントかもしれません。“ファイル置き場”だと言ってしまうと、その時点で思考が止まってしまって、より価値を引き出すための機能や使い方に考えがおよばない人も少なからずいるのです。私たちも、Box JapanやBJCCが提供してくれるイベントや勉強会などの機会を利用して学びつつ、社内のアーリーアダプターを味方につけながら、Boxの価値を引き出すことに挑戦していきたいと思っています」（金岡氏）
「当社では利用開始時にまず“Box Drive”を案内したのですが、その後それをどう使っていくか（Webブラウザの利用をどうするか）を十分に検討しておくことが、活用レベルを上げていくためのポイントになるのではないかと思います」（樋口氏）
先進国の中でDXの遅れや女性管理職の少なさが指摘される日本ですが、イベントに登壇いただいた女性リーダーの方々の取り組みを見て勇気づけられたのは、筆者だけではないはずです。大事なのは、こうした女性リーダーたちの取り組みを今回のようなイベントを通じて可視化し、後に続く女性たちに知ってもらうこと。BJCCでは今後も、女性リーダーたちの活動を応援していきます。
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