BJCC第19回Meetup開催レポート：
Asanaによる「仕事の見える化」で“ラクに楽しく”成果が上がる理由

便利で効率的なデジタルワークスペースのありかたを考え、学び、実践していく組織のためのコミュニティ「Box Japan Cloud Connections（BJCC）」では、さまざまなテーマについて学ぶ勉強会「BJCC Meetup!」を開催しています。

2022年2月22日に開催された「第19回 BJCC Meetup！」のテーマは「仕事の見える化」でした。コロナ禍によるリモートワークの拡大などもあり、社内で行われている仕事の見える化や、従業員同士の効率的なコミュニケーションに対するニーズは、これまで以上に高まっています。

今回のMeetupでは、Asana Japanでパートナーシップアカウントマネージャーを務める三浦正裕氏をスピーカーにお招きし、ワークマネジメントSaaSである「Asana」を活用することで、組織のデジタルワークプレイスをどのように進化させることができるのかについて、ご自身の経験も織り交ぜながらお話しいただきました。

三浦氏がAsanaに転職して感じた「解放感」の理由は？

今回のスピーカーである三浦氏がAsana Japanに入社したのは2021年5月。以前には、Boxのパートナーでもあった日本のソフトウェア代理店で事業部の責任者を務めていたそうです。三浦氏が、Asanaで仕事を始めてからの1年弱で痛切に感じているのは、本来の仕事に集中できる「解放感」だと言います。

Asana Japan パートナーシップアカウントマネージャーの三浦正裕氏

一般的な企業では、仕事を進める上で、メールやチャット、グループウェアといったITツールによる情報共有、関係者とのコミュニケーションが、ごく普通に行われています。ただ、利用するツールの数や種類が増えたことで、本来やるべき「各自の専門性を発揮する仕事」よりも、「調整のための仕事」にかける時間や労力が増しているという、残念な現実もあります。

三浦氏の場合、以前は1日に100～200通のメールを送受信し、さらに複数のチャットツールを使い分けて「調整のためのコミュニケーション」を行っていたと振り返ります。加えて、チーム間やチーム内でのすり合わせ、進捗確認が目的の会議も頻繁に行われ、「1日の業務時間の大半が、メールとチャットへの返事で終わってしまう」状況だったといいます。

Asanaに入社した三浦氏が「解放感」を感じた最大の理由は、これまで業務時間の大半を費やしていた、「調整のためのコミュニケーション」がAsana上で完結するようになり「本来の仕事」に費やせる時間が、大幅に増えたためです。

「Asanaでは、社内コミュニケーションの90％をAsana上で行います。メールはカレンダー招待の通知がメインで、それ以外の社内メールは、ほぼ“ゼロ”です。パートナーとのコミュニケーションもAsanaで行うケースが多く、主に社内で即時性が求められるようなやり取りについてはSlackが併用されています。会議は週に1回、Asana上に作られたアジェンダをベースにディスカッションを行います。複数のツールを使い分けてのコミュニケーションに追われる感覚から“解放”され、本来の仕事に集中できていると感じています」（三浦氏）

ある調査では、一般的なオフィスワーカーは、業務時間全体の「6割」を「仕事のための調整」に割いているとしています。同時に、企業に導入されているコラボレーションツールでやり取りされるメッセージ数の多さは、実際の生産性と比例していないとの報告もあります。

三浦氏は「Asanaは、ビジネスパーソンが業務の中で“本来の仕事”に費やせる時間を増やすためのソリューションだと、自らの体験を通じて実感しています。一人でも多くの人にこの“解放感”を味わってもらいたいです」と述べました。

「タスク」にすべての情報を集約することで仕事の進め方が変わる

では、実際にAsanaを利用することで、日々の仕事の進め方は、どう変わるのでしょうか。Asanaでは、このツールの役割を「ワークマネジメント」と呼んでいます。「ワークマネジメント」つまり「仕事を管理」するためには、その仕事を進めるために必要な業務や作業を洗い出し、「小さな仕事」の組み合わせとして再構成します。

Asanaでは、この「仕事の最小単位」を「タスク」、「タスク」の組み合わせによって成立する仕事を「プロジェクト」と呼んでいます。Asanaの大きな特長は、あらゆる仕事を「タスク」の組み合わせとして整理することで、1つの仕事（プロジェクト）、ひいては社内で動いているすべての仕事の状況を可視化し、管理できるところにあります。

同時にAsanaでは、それぞれのタスクに、担当者だけでなく、関連するコンテンツ（資料）やコミュニケーションすべき関係者、対応期限といった情報を関連付けることができ、それを関係者で共有できます。これができると、仕事のスタイルは、大きく変わります。

例えば、始業時に開くAsanaの「ホーム画面」には、その人が持っているタスクのうち、当日や近日に締め切りを迎えるタスクがトップに表示されます。この画面では、そのほかに自分が現在参加しているプロジェクトの一覧や、メモなどが確認できます。ホーム画面を見れば、自分がその日にやるべき仕事が把握できます。

別途用意されている「マイタスク」は、「その人個人の作業机」のような画面です。ここでは、自分が担当者として割り当てられているタスクを一覧できます。タスクの内容や期日などによって、分類、並べ替えが可能です。一番仕事を進めやすい情報の見方は、人によって違います。マイタスク画面は、ユーザーの好みでタスクの並べ方を自由にカスタマイズできます。

Asanaのタスクには、そのタスクが属するプロジェクトの情報や、コミュニケーションをすべて統合することができます。例を挙げると「このタスクは誰がオーナーか」「いつまでに完了する予定か」「このタスクが含まれているプロジェクトは何か」「タスクの具体的な内容」「タスク完了にあたって、だれに支援を求めればいいのか」「このタスクを完了させるために、実行が必要な副次的なタスクはあるか。その担当者はいつまでにそれを完了するのか」「参考にすべきファイル（資料）」「このタスクに関連したビデオ会議の結果、チャットツールでのやり取り、ホワイトボードツールの情報」などがあります。

一緒にプロジェクトを進めている人や、作業の完了や情報更新などを知らせたい人などを、タスクに関連付けることで、その状況が共有されるようになります。

これによって「仕事を進めるために、確認が必要なすべての情報がAsana上に集約される」ようになります。仕事の中で「あの件ってどうなっている？」と、進捗状況を確認するためだけのコミュニケーションをする必要がなくなり、聞く側、聞かれる側、双方のストレスを減らすことにつながります。

「仕事をタスクの組み合わせで管理し、タスクに関係するあらゆる情報を集約することが、ワークマネジメントをうまく進める上でのポイント。これを徹底すると、従業員の間に“タスク化されていないものは仕事ではない”という意識が生まれます。そのため、Asanaではタスクの作成をできる限りシンプルに行えるよう、さまざまな仕組みが用意されています。メール、SlackやTeamsなどのチャットメッセージ上からでも、ワンアクションでタスクが作成できます」（三浦氏）

既に組織に導入されているメールやチャットなどのコミュニケーションツールについては、用途によってAsanaと使い分けていくことが考えられます。三浦氏は、顧客やパートナーとのやり取り、スケジュールへの招待などには「メール」、全体に周知が必要な通知や即時応答が必要な会話や質問については「チャット」、それ以外の仕事に関連した進捗確認、情報共有、リマインド、報告、作業依頼といった用途は「Asana」といった使い分けが効果的だといいます。

Facebookのワークマネジメント手法をSaaSで利用できる「Asana」

ここから三浦氏は、「Asana」というツールの生い立ちについて紹介しました。Asanaは、Facebook（現在の企業名はMeta）の共同創設者であるダスティン・モスコヴィッツ氏と、初期のエンジニアであるジャスティン・ローゼンスタイン氏の2人が、2008年に設立した企業です。

サービスとしての「Asana」は、もともとFacebook社内で利用されていた「タスク」と呼ばれる仕事管理ツールが原型となっています。Facebookが前例のないスピードで成長を続ける中、増え続ける仕事と人的リソースを、どう管理すればうまく仕事を進められるかを考え、たどり着いたのが「タスク」ベースのワークマネジメントでした。

2人は、Facebookで効果的だったこの手法を、より多くの企業へSaaSソリューションとして提供するため起業します。2012年にサービスが開始されたAsanaは、現在では世界で11万4000社以上の企業に使われており、FacebookをはじめとするGAFA企業もユーザーとなっています。

Asanaが提案するワークマネジメントの姿は、三浦氏は「タスクによってコンテンツとコミュニケーションが接続された環境」だと説明します。近年、企業には仕事を効率的に行うための数々のコミュニケーションツールが導入されています。例としてはOutlookやGmailなどの「電子メール」、TeamsやSlackといった「チャットツール」、ZoomやMeetのような「会議ツール」などが挙げられます。これらは、それぞれの用途において使い勝手の良いものですが、特に多数の「仕事」が並行して進められる組織では、「コンテンツ」と「コミュニケーション」の関係性が見失われてしまう場合があります。

Asanaは、「タスク」で構成される「仕事」を中心に、関連する「コンテンツ」と「コミュニケーション」を結びつけます。これはいわば、仕事の「報告・連絡・相談」に関するすべての情報が、タスクやプロジェクトの一部として管理されている状況です。そうすることで、仕事と組織の状況が「見える化」でき、関係者がそれを容易に把握、管理できるようになります。

タスクによる可視化で組織とチーム、個人の目標がつながる

仕事を「タスクの組み合わせとして可視化」するにあたり、Asanaではさまざまな「ビュー」を提供しています。この「ビュー」は、タスクの関係を視覚的に表現する方法の違いであり、運用中に自由に変更することができます。

例としては、ToDoリストのような「リスト型」、一般的なタスク管理ツールでよく利用される「カンバン型」、プロジェクト管理ツールのガントチャート的な「タイムライン型」が挙げられます。

「例えば、新しいプロジェクト（仕事）を始めるときに、リスト型で一気にタスクを作成し、運用中には必要に応じてタイムラインやカンバン形式でビューを変更することもできます。仕事のフェーズや、ユーザーごとの担当範囲に合わせて、一番、使いやすいビューに変えることが可能です」（三浦氏）

また、1つのタスクを、複数のプロジェクトに関連付けられるなど、タスクを柔軟に扱える点も「Asanaの強み」だと三浦氏は言います。

こうした「ワークマネジメントの手法」を組織全体で実践すると、会社の目標、部門の目標、個人の目標を一貫して管理できるという、さらなる効果が生まれます。「会社の経営目標」は、それを実現するためのタスクである「各事業部の目標」として分割され、さらにそれは、その目標に貢献する「各チームのタスク」「各メンバーのタスク」へと落とし込まれます。こうした環境では、組織を構成するあらゆるメンバーが、「自分のやっている仕事が、組織の掲げているゴールに、どのように貢献しているのか」を意識でき、最終的な目標達成までの進捗状況を把握できます。

また、Asana上で管理されるタスクは、メンバーごとの視点で可視化することも可能です（Business版で利用できる「ワークロード」機能）。これによって「誰がどれくらい仕事を抱えているのか」「タスクが多くなりすぎている人はいないか」「ボトルネックになっているのはどこか」といったことを視覚的に把握できます。

もし問題があれば、特定の人に集中しているタスクを他の人に振り分けたり、ボトルネックが発生しないよう業務プロセスを改善したり、といった取り組みにつなげることができます。担当者の変更もAsana上のアクションで、簡単に行えます。

あらゆる組織が「ラクに楽しく」仕事を進めて成果を出すために

三浦氏は、Asanaは組織内のさまざまな部門で、ワークマネジメントに適用できると話します。開発部門やIT部門、マーケティング部門などでの実績は特に多く、総務人事部門、営業部門などでも活用が進んでいるそうです。

「人事部門の場合、新しい社員に対するオンボーディングのプロセスを、プロジェクトとタスクによってAsana上で標準化できます。また、営業部門では、既にSalesforceのようなツールを顧客管理、案件管理に活用しているケースもあると思いますが、例えばSalesforce上で案件のステータスが“受注”になった場合、Asana上で自動的に技術担当者へ“導入支援”のタスクを割り振るといった形での連携も行えます」（三浦氏）

Asanaでは、各種SaaSとの連携を可能にするAPIが公開されています。また、Asana上のチャット欄からコンテンツクラウド「Box」内の文書や図面などのコンテンツを直接呼び出してプロジェクトメンバーと共有したり、受け取った側もプレビュー機能でラクに内容を確認することが可能です。既に運用中の仕組みを生かしながら、より効率的なワークマネジメント環境を整えられる点もメリットのひとつです。

今回のMeetupで、三浦氏はAsanaのちょっとしたイースターエッグ（裏ワザ）も紹介してくれました。Meetup当日は「2022年2月22日」で、「2（ニャン）が6つ並ぶ特別な日」として、ネコ好きの間で話題になっていたのですが、Asanaでは、タスク画面上で「Tab＋B」のショートカットを押すと、画面上に「ネコ」の画像が表示されるのだそうです（ちなみに「Tab＋V」では「イヌ」が表示されます）。「仕事」とは直接関係のない「お遊び」的な機能ですが、こうした遊び心は、Asanaが大切にしている思想にもつながるものだと言います。

「ほかにも、各メンバーがこなすべきタスクを完了させると、画面にかわいいキャラクターが出てきてほめてくれるような機能や、同僚に他のメンバーがお礼のスタンプや“いいね！”を送れるような機能もAsanaに実装しています。“生産性向上”ツールと言うと堅苦しいですが、Asanaは組織のすべてのメンバーが『“仕事をラクに、楽しく”進めるためのさまざまな仕組み』を用意しています」（三浦氏）

今回の「BJCC Meetup！」では、組織における仕事のスタイルを大きく変える「ワークマネジメント」の考え方と、その実現を支援する「Asana」の機能について、Asana Japanの三浦氏にお話しいただきました。Asanaでは、ワークマネジメントやAsanaに関心のある人に向けて「ワークマネジメント オンライン」というサイトで、より詳しい具体的な情報を発信しています。今回の三浦氏のお話で、Asanaに興味を持たれた方は、アクセスしてみてください。

今後も、BJCCではさまざまなテーマでイベントを開催していく予定です。いち早く情報を知りたい方は、ぜひコミュニティに参加し、BJCCのSlackチャンネルをチェックしてください。

【執筆：柴田克己】