より便利で効率的なデジタルワークスペースのありかたを考え、学び、実践していくことを目指す企業のためのコミュニティ「Box Japan Cloud Connections（BJCC）」では、第10回から4回連続で、さまざまなSaaSのより深い活用法を知るシリーズ企画「もったいない道場 ～SaaSを使いこなす具体的なコツを教えます～」を展開してきました。
2021年2月10日に開催された第4回目の「もったいない道場」のテーマは、ビデオコミュニケーションツールの「Zoom」です。Zoom を提供するZVC Japanから、アカウントエグゼクティブの加賀太木男氏と、ソリューションエンジニアの小野寺壮氏をお迎えし、ただの「Web会議ツール」にしておくにはもったいない、Zoom の奥深い世界をご紹介いただきました。
ZVC Japanアカウントエグゼクティブの加賀太木男氏
Zoom の柱である「4つのサービス」を知っていますか？
新型コロナウイルスの世界的な流行で、テレワークや外出自粛が求められる中、人とのコミュニケーションをインターネットで行いたいというニーズが急増しました。ここ1年ほどの間に「Zoom」の存在を知り、仕事やプライベートでのビデオミーティングを、Zoom で行ったという人も多いのではないでしょうか。
Zoom を提供している企業「ZVC（Zoom Video Communications）」の創業は2011年。サービス開始は2013年で、実は既に8年以上の実績があります。創業者兼CEOのエリック・ヤン氏は、現在シスコシステムズの製品となっているWeb会議ツール「WebEx」の創業時に、主要エンジニアの1人だった人物です。ZVCでは、より使いやすいビデオコミュニケーションサービスを目指して「Zoom」の開発を進め、世界で75万社以上の顧客を抱える企業へと成長しました。
ちなみに現在、ZVCには世界で4500人以上の従業員がおり、そのうち日本で働いている人は80人以上。加賀氏によれば「私が入社した2年半前には、世界の従業員は約500人。そのうち日本にいたのは4人だけだった」といいますから、その急成長ぶりがうかがえます。
加賀氏は「Zoom が提供しているのは、SaaSによるビデオコミュニケーションプラットフォームだ」と述べます。「Zoom」といえば、まず「ビデオ会議」を思い浮かべる人も多いと思いますが、ビデオ会議は「Zoom Meetings」と呼ばれる、Zoomのプラットフォーム上で提供されているサービスのひとつに過ぎません。
Zoom には現在、プラットフォームの柱となっている4つのサービスがあります。ビデオ会議ツールの「Zoom Meetings」、Web上でセミナーを開催できる「Zoom Webinar」、会議室などに据え置き型のZoom環境を構築できる「Zoom Rooms」、そしてオフィスの電話、ビデオ通話、ビデオミーティング、チャットを Zoom で一元化できる「Zoom Phone」です。Zoom Phone については、日本でも今春以降に順次リリースされる予定です。
まずは「無料プラン」で Zoom Meetings の豊富な機能をお試し
ビデオ会議の「Zoom Meetings」に、アカウントを作るだけで使える無料プランがあることは、多くのユーザーが知っていると思います。無料プランでは、
- ホスト（主催）できるミーティングの参加者数は100人まで
- グループミーティングの時間が最大40分までに限定（1対1は時間制限なし）
- ミーティングの録画をクラウドに保存できない（ローカル保存は可能）
という制限がありますが、「それ以外の機能については、ほぼ有料版と同じものが利用できる」（加賀氏）とのこと。もしまだ、他の人がホストするミーティングにしか参加したことがなければ、ぜひ自分でも主催して、Zoom のいろいろな機能を試してみましょう。
Zoom での会議の際には「ぜひ、積極的にビデオをオンにしてほしい」と加賀氏は勧めます。
「Zoom は、ビデオファーストであることを考えて作られている会議システムです。もし、自分の部屋を見られることに抵抗があるようならば、標準で用意されているバーチャル背景や背景ぼかしの機能なども使ってみましょう」（加賀氏）
「参加しているメンバーの中に回線状況が悪い人がいるかもしれない」と配慮して、全員がビデオをオフにして会議をしているケースもあるようですが、加賀氏によれば、基本的に Zoom では「だれか1人の回線状況が悪い時に、他の参加者が影響を受けないような仕組みになっている」とのこと。回線状況が極端に悪い人だけが映像を切るか、一時的な不調であれば、一度映像を切った後で再度オンにすれば問題が解決するケースが多いといいます。
実際、ZVC社内では、1400人以上の社員が同時参加する Zoom ミーティングも開催された実績があるといいます。大人数が参加する会議も、気兼ねなく「ビデオファースト」で実施できそうです。
あっというまに進化する「Zoom」はマメなアップデートがおすすめ
Zoom Meetings には、ミーティングを円滑に進めるための、さまざまな機能が用意されています。また、これらの機能はかなりのハイペースで追加、改良されています。「数日ぶりに Zoom で会議をする」というような場合には、本番の少し前にクライアントを起動して、アップデートを確認し、適用しておきましょう。
自分で会議を主催する場合には、まず Zoom 画面の下部に表示される「セキュリティ」のアイコンをクリックして、ルームをコントロールしましょう。管理者向けの「セキュリティ」機能は、以前からあったものですが、以前よりも素早くアクセスできるようにUIが見直されています。このメニューからは、待機室のオープンやクローズ、参加者による「画面共有」「チャット」「名前変更」「ミュート」「ビデオ」などの操作（アクティビティ）を許可するかどうかなどが設定できます。
大人数のミーティングでは、メインで発言する人が分かりやすくなるよう、管理者が「スポットライト」を設定することができます。スポットライトを設定された参加者は、他の参加者の画面に優先的に表示されるようになります。以前は、スポットライトを設定できるユーザーは1人だけでしたが、現在は9人まで設定可能になっています。
また、各参加者が「挙手」や「顔文字」などのアイコンを、自分の映像上や参加者一覧に表示できる「リアクション」機能も、以前より強化されています。絵文字の種類が増えたほか、一度表示したアイコンは、参加者が明示的にキャンセルしたり、別のものに切り替えたりするまで、状態が維持されるようになりました。さらに、参加者の映像が一覧で並ぶ「ギャラリービュー」では、挙手をした順番に左上から映像を整列させることも可能です。
Zoom Meetings には、ルーム全体の参加者を、少人数ずつ個別のルームに振り分ける「ブレイクアウトルーム」という機能があります。この「ブレイクアウトルーム」、以前は、「どの参加者をどのルームに入れるか」を管理者が指定する必要があったのですが、最新版クライアントでは、「参加者」が任意に自分の移動したいルームへ移ることができるようになりました。
これらの機能は、Zoom Meetings で小規模な勉強会やセミナー的なイベントを開催したい場合などに、運営を強力にサポートしてくれそうです。ぜひ活用してみてください。
プレゼンの時に役立つこんな機能も
会議中に、他の人に資料や画像などを見せる「画面共有」は、Zoom でよく使われますが、この「画面共有」にも、いろいろと便利な機能が用意されています。
PC版の Zoom で「画面共有」のアイコンをクリックすると、共有する画面を選ぶウインドウが表示されます。このウインドウには、上のほうに「ベーシック」「詳細」「ファイル」と書かれたタブがあるのですが、それぞれの内容をよく見ると「デスクトップ」や「アプリケーションウインドウ」以外にも、さまざまな共有方法があることが分かります。
「ベーシック」のタブからは、PC上の画面だけでなく「iPhone/iPad」の画面を共有できます。画面を共有したいデバイスは「AirPlay」あるいは「ケーブル」で事前にPCへ接続しておきましょう。また、この画面で、Shiftキー（環境によってはCtrlキー）を押しながらアプリケーションウインドウを選択すると、複数のウインドウを同時に共有できます。「デスクトップは見せたくないけれど、開いている複数のウインドウを共有したい」という場合に使えます。
「詳細」のタブをクリックすると画面が切り替わり、少し変わった「共有」のメニューが出てきます。「ビデオ」では、ローカルにあるビデオファイル（mp4、mov）を指定することで、映像をそのまま、参加者に共有できます。よく映像を共有する際に、一度メディアプレイヤーやブラウザのYouTubeなどで映像を流して、そのウインドウを共有している人がいますが、この「ビデオ共有」の機能を使うことで、よりシンプルに、画質の良い映像を共有できます。
また、最新版Zoomクライアントの「詳細」タブには「バーチャル背景としてのスライド（ベータ）」というアイコンがあります。このアイコンをクリックしてPowerPointのファイル（ppt、pptx）を指定すると、ユーザーの「バーチャル背景」として、スライドの内容が表示されるようになります。別途PowerPointを起動する必要がなく、Zoomの画面上でスライドをめくったり、戻したり——といったこともできますので、非常に便利です。
ここで紹介した機能の他にも、Zoom の設定メニューやUIをじっくりと観察してみると「こんなこともできたの？」と感心してしまうような機能が次々見つかると思います。Zoom の最新機能については、ブログサイトで随時紹介しているので、気になる人はこまめにチェックしましょう。
IT管理者なら絶対に活用したいビジネスプランの「管理機能」
昨年来のコロナ禍で、リモート会議を推進するために Zoom の「ビジネスプラン」（有料プラン）を導入した、あるいは導入を検討しているという企業も多いのではないでしょうか。ビジネスプランには、より大人数の参加者（最大300人まで）によるミーティングをホストできるほか、シングルサインオンやミーティング映像のクラウド録画など、より組織で Zoom を使うにあたって便利な機能が含まれています。
ビジネスプランを契約している組織のIT管理者に、ぜひ活用してほしい機能のひとつが「ダッシュボード」です。ダッシュボードでは、ユーザーアカウントごとの利用状況や、リアルタイムでの会議実施状況、各会議のネットワーク遅延状況などをモニタリングし、より効率と品質の高いコミュニケーション環境を実現するためのヒントにできます。
また、「ドメイン登録機能」で、組織のドメインを管理対象として登録しておくと、もし社員が組織のドメインで、個別に Zoom のライセンス（小規模チーム版や、無料のパーソナル版を含む）を取得していた場合に、それらも自動的に管理対象として取り込み、支払等も集約することができます。組織のITポリシーに合わせて、組織内の Zoom ミーティングを一括管理できるのは、管理者にとって大きなメリットです。
今回の「もったいない道場」では、「ビデオ会議だけではもったいない」と銘打って、ユニークな Zoom の導入事例もいくつか紹介されました。
例えば、ある自治体では「農地の視察」を Zoom で行うことを検討しているそうです。Zoom Meetings を使って「ドローン」による空撮映像を流し、関係者がその映像を同時に見ながら議論するという使い方です。
エンターテインメント分野では、J-WAVEがアーティストとファンのコミュニケーションイベントを Zoom で行った事例が紹介されました。ファンがアーティストのパフォーマンスを見るだけでなく、アーティスト側でも、視聴しているファンの様子をリアルタイムに見ながらコミュニケーションを図れるというものです。
そのほか、接客や顧客向けの情報発信に Zoom を活用している例もあります。愛媛県今治市のタオルメーカーである「IKEUCHI ORGANIC」では、自社製品の紹介セミナーといったイベントや、タオル選びのアドバイスを求める人への接客を、Zoom Meetings を通じて行っているそうです。
参考URL：タオルで”おうち時間”を豊かに！イケウチの出張オンラインセミナー｜IKEUCHI ORGANIC 公式note｜note
サイネージや他のビデオ会議とも連携できる Zoom の奥深さ
「もったいない道場 Zoom 編」のしめくくりは、小野寺氏による「Zoom Rooms」と「Cloud Room Connector」の紹介でした。
ZVC Japan ソリューションエンジニアの小野寺壮氏
「Zoom Rooms」は、会議室やミーティングスペースになどに、据え置き型の Zoom 空間を設置できるソリューションです。「それだと、昔からあるビデオ会議システムと同じじゃない？」と思うかもしれませんが、Zoom Roomsは、もっと柔軟に活用できます。
例えば、企業の「受付スペース」にZoom Roomsを設置することで、受付担当者はどこにいても（社内にいなくても）、オフィスを訪れた人に対応することができるようになります。
また、Zoom Roomsでは「デジタルサイネージスケジューラー」の機能を利用できることも目玉のひとつです。会議室内や、オフィスの待ち合わせスペースに置かれているディスプレイに、常に映像を表示する仕組みを、Zoom Roomsで実現できます。
従来、こうしたサイネージを実現する際には、専用のシステムやハードウェアを高額なコストを払って導入する必要がありました。Zoom のプラットフォームを使えば、そうした仕組みをよりシンプルに作ることができます。
参考リンク：Zoom Digital Signage and Scheduling Display - YouTube
「Cloud Room Connector（CRC）」は、Zoom 以外のビデオ会議システム（H.323/SIPなどの標準に対応し、インターネット接続が可能なもの）とZoom を接続するための仕組みです。例えば、既にシスコシステムズやポリコムといったメーカーのビデオ会議システムを導入している拠点がある場合、それらのシステムと、Zoom との間で会議ができます。
「特に日本では、別の拠点にある会議室にそれぞれ人を集めて、拠点対拠点でのビデオ会議がしたいというニーズも強いのですが、CRCを使えば、Zoom と他の会議システムとの間で、そうしたスタイルでのミーティングが可能です」（小野寺氏）
PCやスマートデバイスによる小規模なビデオ会議にとどまらず、リアルオフィスの在り方を変え、既存の会議システムまでも取り込めるというところに、Zoom の「プラットフォーム」としての奥深さを感じます。
ウィズコロナ、アフターコロナへの対応が求められる中、社内の会議だけでなく、営業やマーケティングなどを含む、企業活動全般で「リモート」を積極的に活用していこうという動きが出てきています。Zoom が「Web会議のツール」であるという先入観をいったん捨てて、改めてこのプラットフォーム上でできることを考えてみると、自社のビジネスに生かせるさまざまな気付きがあるのではないでしょうか。
さて、2020年12月から「Okta」「Slack」「Box」「Zoom」という流れで、SaaSのより深い使いこなし方を考えてきた「もったいない道場」も、今回がひと区切りとなります。
今後も、BJCCでは新たなテーマでイベントを行いたいと考えています。これからの企画に関心があり、いち早く情報を知りたい方は、BJCCのSlackチャンネルをのぞいてみてください。下のQRコードから参加が可能です。次の機会にお会いできることを楽しみにしています！
【執筆：柴田克己】
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